Así trabajábamos en 2025 y así trabajamos hoy: lo que cambió dentro de una agencia cuando la IA dejó de ser una pestaña abierta

En 2025, una pieza de contenido en btodigital tomaba tres días. Hoy salen cinco variantes en 45 minutos. Y no fue por cambiar de herramienta: en 2025 ya usábamos ChatGPT. Lo que cambió fue el lugar de la IA dentro de la empresa. Dejó de ser una pestaña abierta en el navegador de cada persona y quedó metida en los procesos, con memoria de cada cliente y trabajando con datos nuestros.

Con este artículo empieza una serie sobre cómo cambió btodigital con la inteligencia artificial. En La IA no te va a quitar el trabajo escribí sobre lo que les pasa a las personas. Aquí va lo que le pasa a la empresa: qué hacíamos, qué hacemos ahora, qué aprendimos en el camino y cómo puedes probarlo en la tuya en 30 días.

Está pensado para el gerente de una pyme o de una agencia que usa ChatGPT de vez en cuando y siente que no le saca lo que promete. Yo estaba en ese punto hace menos de dos años.

¿Qué diferencia hay entre usar IA y operar con IA?

Usar IA es abrir un chat, pedir algo, copiar la respuesta y pegarla en otro lado. Cada persona lo hace a su manera, el chat no recuerda al cliente y el resultado depende de quién escribió la instrucción ese día.

Operar con IA es otra cosa. La IA entra en un proceso que ya existía: el informe mensual, la atención por WhatsApp, la parrilla de contenido, la liquidación de comisiones. Sabe de qué cliente se trata porque tiene su memoria, trabaja con los datos de la empresa y no solo con lo que sabe del mundo, y hay una persona que responde por lo que sale.

Para saber rápido en cuál de los dos estás:

Señal	Usar IA	Operar con IA
Dónde vive	En una pestaña de cada persona	Dentro del proceso
Qué sabe del cliente	Lo que le pegues en el momento	Su historia, su marca y sus datos
Quién responde	Nadie en particular	Un dueño con nombre propio
Cómo se mide	«Ahorré tiempo»	Una cifra definida antes de empezar
Si la persona se va	El conocimiento se va con ella	Queda en el sistema

Muchas de las empresas que visito están en la columna de la izquierda y creen que ya están en la de la derecha porque pagan una suscripción.

¿Cómo trabajábamos en 2025?

El 19 de diciembre de 2024 terminé el plan estratégico de 2025. Ponía el foco en SEO y pauta, decía textualmente que íbamos a «externalizar diseño gráfico y desarrollo web a aliados» y proponía capacitar al equipo en IA para SEO y pauta. La IA era un tema de capacitación. No era todavía una forma de operar.

El día a día era así:

• Herramientas sueltas. En mayo de 2025 preparé un documento para las clases internas con ChatGPT, Gemini, Gamma, NotebookLM, Sora y CapCut. Cada una resolvía algo y ninguna se conectaba con las demás.
• Informes con Metricool y plantillas. Alguien sacaba los datos, los pegaba en la plantilla y escribía la lectura. Así cada mes y con cada cliente.
• Bots de terceros en WhatsApp, con sus reglas y sus límites.
• El buyer persona en un Word, que se hacía al arrancar con un cliente y terminaba olvidado en el Drive.
• Las comisiones del equipo, a mano, en hojas de cálculo.

No éramos una agencia atrasada, éramos una agencia normal. Pero había una señal que no estábamos leyendo bien.

En noviembre de 2024 hice una encuesta a gerentes y directivos de empresas colombianas y recibí 114 respuestas. A quienes tenían agencia les pregunté qué le mejorarían. La respuesta más repetida fue cumplir los tiempos, seguida de la proactividad. No pedían más creatividad: pedían que entregáramos a tiempo y que nos adelantáramos.

Una pestaña abierta no resuelve ninguna de las dos. Hace más rápida una tarea suelta, pero no logra que el proceso completo llegue a tiempo, ni que alguien vea el problema antes de que el cliente tenga que pedirlo.

¿Qué cambió, proceso por proceso?

En 2026 la IA dejó de ser un apoyo para el SEO y un tema de capacitación. El 2 de marzo lanzamos un sitio propio hecho a la medida, y sobre esa base fuimos montando lo demás:

Proceso	2025	Octubre de 2026
Contenido	3 días por pieza	45 minutos por 5 variantes
Conocimiento del cliente	Buyer persona en un Word olvidado	Cerebro IA de btodigital, con memoria por cliente (desde el 8 de julio)
Comentarios en redes	A mano, red por red	Módulo de comunidad: se clasifican solos y las respuestas se aprueban a mano
Informes	Metricool y plantillas	Automáticos; el de audiencia se envía solo desde el 2 de octubre
WhatsApp	Bots de terceros	Atendio, plataforma propia (desde el 16 de junio)
Comisiones	Hojas de cálculo	Liquidadas contra la facturación del ERP

Dos ejemplos para que no se quede en la tabla.

La memoria por cliente. Antes, cada vez que alguien abría un chat para trabajar en una cuenta, arrancaba de cero: volvía a explicar la marca, el tono, lo que el cliente ya había aprobado. Hoy el Cerebro IA de btodigital guarda, cliente por cliente, sus documentos, su kit de marca, su buyer persona y lo que ya se ha producido. Quien entra nuevo a una cuenta no empieza en blanco.

Los comentarios de una marca industrial. Conectamos sus redes al módulo de comunidad y en la primera sincronización entraron 85 comentarios reales. La IA los clasificó en 72 positivos, 12 neutrales y 1 negativo, y propuso para cada uno una respuesta en el tono de la marca. Ninguna salió publicada sin que una persona la aprobara antes.

Eso es operar con IA. La máquina hace lo mecánico (leer, clasificar, escribir el primer borrador) y una persona con nombre propio decide qué se publica en nombre del cliente.

¿Y qué pasó con el equipo?

Aquí es donde más fácil resulta maquillar las cifras, así que voy con cuidado.

Entre julio de 2024 y enero de 2025 el equipo pasó de 37 a 29 personas. Eso ocurrió antes de que la IA entrara en la operación. No tiene que ver con ella y no la voy a usar para explicarlo.

Lo que sí coincide con la llegada de la IA es esto: en diciembre de 2025 éramos 32 y hoy somos 28 personas en Colombia, 22 en operaciones, 3 en comercial y 3 en administración. Algunas personas se fueron y no reemplazamos a todas. No puedo separar con exactitud qué parte de eso se debe a la IA y qué parte a otras cosas, pero decir que la IA no tuvo nada que ver sería deshonesto.

Con esas 28 personas, en septiembre le facturamos a 62 empresas y cerramos 1.031 tareas en el tablero. En lo que va de 2026, 117 empresas distintas nos han comprado.

¿Qué reglas nos dejó el cambio?

Son tres frases que repito en cada taller. La última vez fue con un grupo de MBA de FUNDEPOS en Costa Rica, en agosto.

«La IA llega al 70 %, la persona al 95 %». El primer borrador de la IA no es mejor que antes. La diferencia es que llega en minutos y la persona dedica su tiempo a llevarlo al 95 %, no a escribir desde la hoja en blanco. Si tu equipo espera que la máquina entregue el 100 %, se va a frustrar y la va a abandonar.

«El equipo no es usuario de la IA, es codiseñador». Quien hace el trabajo todos los días sabe dónde duele, y la herramienta tiene que ajustarse a esa persona, no al revés. La historia de esta regla está más abajo, en lo que aprendimos.

«“Ahorré tiempo” no es métrica». Horas al mes, días de entrega, tareas cerradas, respuestas a tiempo: eso sí lo es. Si no defines la cifra antes de empezar, al final cualquier resultado te va a parecer bueno.

Lo que aprendimos

La herramienta mejora cuando el equipo la diseña con nosotros. La primera versión del Cerebro IA de btodigital no servía para lo que el equipo necesitaba. Cuando el equipo de contenido lo probó, la crítica fue directa: era demasiado extractivo, citaba las fuentes pero no proponía nada. En 24 horas lo ajustamos a un «modo ideador» que propone ideas nuevas a partir de la memoria del cliente. La versión que se usa hoy salió de esa crítica y no de mi diseño original.

Antes de culpar a la IA o al software, revisa los datos y las reglas. Cuando el módulo liquidó las comisiones contra la facturación del ERP, el total quedó 9 % por debajo del cálculo manual. La fórmula era la misma; la diferencia venía de la configuración: estábamos aplicando la asignación de clientes de hoy a meses pasados, cuando esa asignación cambia cada mes.

La línea base se toma antes de empezar. La comparación de tiempos que tengo bien documentada es la del contenido. Para informes o comisiones no conservé una medición de 2025 que se pueda comparar, y por eso no te voy a dar cifras de ahorro que no puedo sostener. Por eso la prueba que propongo abajo empieza midiendo.

¿Cómo hacer la prueba de 30 días en tu empresa?

Antes de abrir cualquier herramienta, responde por escrito estas cuatro preguntas:

1. Datos: ¿qué información propia tienes que no tenga tu competencia?
2. Proceso: ¿qué proceso concreto vas a atacar? Uno, no diez.
3. Dueño: ¿qué persona responde por el resultado?
4. Métrica: ¿qué cifra va a cambiar y cómo la mides en 30 días?

Si no puedes responder alguna, todavía no estás listo. En la mayoría de los casos que he visto, los proyectos de IA que fracasan en las pymes se caen justo en esas cuatro casillas, no en la tecnología.

Con las cuatro respuestas, el mes se ve así:

Semana	Qué haces	Qué entregas
1	Eliges un proceso que se repita al menos 20 veces al mes y mides cómo está hoy	La línea base: tiempo, errores, entregas a tiempo
2	Armas la memoria: documentos, ejemplos buenos, reglas de la casa	Un proyecto en Claude, ChatGPT o Gemini Notebook (antes NotebookLM) con esa información
3	Corres el proceso con IA en paralelo al normal; la IA llega al 70 % y la persona lo lleva al 95 %	Una lista con cada corrección que hizo la persona
4	Comparas contra la línea base	La decisión: escalar, ajustar o apagar

Tres reglas para esas cuatro semanas:

• No subas datos personales a planes gratuitos. Nómina, historias clínicas o datos de clientes van anonimizados y en planes empresariales. En Colombia aplica la Ley 1581.
• Las correcciones de la semana 3 son lo más valioso del mes. Cada una es una regla que le falta a tu memoria. Agrégalas.
• Apagar también es un buen resultado. Si en 30 días la cifra no se movió, aprendiste barato.

Si quieres hacer esta prueba con acompañamiento, así trabajo como consultor de IA para empresas: un proceso, un dueño y una cifra, y a partir de ahí se decide.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre usar ChatGPT y operar con inteligencia artificial? Usar ChatGPT es pedirle cosas sueltas desde una pestaña, sin memoria del cliente y sin que nadie responda por el resultado. Operar con IA es meterla dentro de un proceso que ya existe, con datos propios, memoria por cliente, un dueño y una métrica definida antes de empezar.

¿Por dónde debería empezar una pyme o una agencia? Por un proceso que se repita al menos 20 veces al mes y que hoy se haga cada vez desde cero. En una agencia suelen ser los informes o el contenido. En una pyme, casi siempre la atención por WhatsApp.

¿La IA redujo el equipo de btodigital? Hubo una reducción de 37 a 29 personas entre julio de 2024 y enero de 2025, antes de la IA, que no tiene que ver con ella. Entre diciembre de 2025 y septiembre de 2026 pasamos de 32 a 28 sin reemplazar a todos los que se fueron, y eso sí coincide con la IA. Hoy somos 28 personas en Colombia.

¿Cuánto tarda en notarse el cambio? Una prueba bien hecha da una respuesta en 30 días. Transformar la operación completa toma más: en nuestro caso, del plan de diciembre de 2024 a los primeros módulos propios en marzo, junio y julio de 2026.

¿Hace falta contratar desarrolladores? Para la prueba de 30 días, no: basta con los proyectos de Claude, ChatGPT o Gemini. Para construir herramientas propias sí hace falta capacidad técnica. Buena parte de lo que tenemos hoy lo construí yo con Claude Code, sin armar un equipo grande de ingenieros.